Kanalgresik.com - Pengelolaan surat-menyurat dan arsip di lingkungan UPT Sekolah Dasar (SD) Kabupaten Gresik mulai diperkuat melalui pemanfaatan aplikasi SRIKANDI. Langkah ini dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik untuk mempercepat transformasi administrasi pemerintahan ke sistem digital.
Pengenalan sekaligus pengintensifan penggunaan SRIKANDI di jajaran UPT SD Dinas Pendidikan dilakukan pada Rabu (26/8/2026). Sistem tersebut diharapkan dapat membuat alur koordinasi dan persuratan lebih cepat sekaligus mendorong tertib administrasi kearsipan.
Baca juga: DPRD Gresik Minta Target Pendapatan Daerah di Perubahan APBD 2026 Lebih Realistis
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik, Budi Raharjo, mengatakan adaptasi terhadap sistem digital diperlukan untuk mempermudah pekerjaan dan koordinasi antarpihak.
"Bergerak di era digitalisasi, semua pihak harus mampu beradaptasi untuk mempermudah alur koordinasi," ujar Budi Raharjo.
SRIKANDI Pangkas Penggunaan Dokumen Fisik
Menurut Budi, penerapan SRIKANDI memberikan efisiensi dalam operasional UPT Sekolah Dasar. Digitalisasi memungkinkan pengurangan penggunaan kertas, tinta dan alat tulis kantor (ATK).
Selain itu, pengiriman dokumen fisik dapat ditekan sehingga biaya operasional lebih efisien. Kebutuhan ruang penyimpanan arsip juga berkurang karena dokumen dikelola secara digital.
Keuntungan lainnya adalah kemudahan dalam memantau status naskah dinas serta mencari kembali dokumen lama ketika dibutuhkan.
"Aplikasi ini multifungsi dan membuat akses persuratan maupun pencarian data lama di perpus menjadi sangat mudah terjangkau," tambahnya.
Baca juga: Sekolah Perempuan Gresik Didorong Jadi Ruang Lahirkan Pemimpin Kritis di Desa
Di lingkungan UPT SD, SRIKANDI digunakan untuk mengelola berbagai jenis naskah dinas secara terstruktur. Di antaranya surat masuk dan keluar, surat tugas, surat perintah, surat edaran, berita acara, laporan, dokumen permohonan hingga dokumen kepegawaian sesuai kewenangan.
Peralihan ke Sistem Digital Masih Hadapi Kendala
Meski penerapan telah berjalan, proses migrasi dari sistem manual menuju digital masih menghadapi sejumlah tantangan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gresik mencatat kendala berupa keterbatasan pemahaman pegawai terhadap fitur aplikasi, kesalahan input data, penentuan klasifikasi arsip, jaringan internet hingga proses adaptasi tenaga pendidik senior.
"Penerapan sudah berjalan, tetapi transformasi dari era lama ke era baru ini membutuhkan sosialisasi, wadah pelatihan, serta pendampingan berkelanjutan. Banyak guru atau staf SD yang sudah senior, sehingga kita beri pemahaman secara perlahan dan konsisten ke seluruh sekolah di Gresik," jelasnya.
Baca juga: DPRD Gresik Siapkan Payung Hukum Baru, Olahraga Dibidik Jadi Penggerak Ekonomi
Karena itu, sosialisasi dan pendampingan berkelanjutan menjadi bagian penting dalam memperluas penggunaan SRIKANDI di seluruh sekolah.
SRIKANDI Memiliki Dasar Hukum
SRIKANDI atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi merupakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. Aplikasi tersebut ditetapkan melalui Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 dan diluncurkan oleh ANRI pada 27 Oktober 2020.
Di Kabupaten Gresik, penerapan sistem kearsipan digital tersebut diperkuat dengan Surat Edaran Bupati Gresik Nomor 045/550/437.78/2022 serta Surat Keputusan Bupati Gresik Nomor 045/401/HK/437.12/2022.
Kedua regulasi tersebut menjadi payung penerapan sistem kearsipan digital terpadu di lingkungan perangkat daerah Kabupaten Gresik.
Editor : Deni Adi Santoso